Offre d'emploi

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Titre d'emploi :
Technicienne ou Technicien en administration
Numéro de référence :
DPA000022
Catégorie d'emploi  :
Administration
Direction :
Direction des études
Service :
Service du cheminement scolaire
Statut de l'emploi :
Rempl. temps complet Non permanent
Durée de l'emploi prévue :
Jusqu'au retour du titulaire
Lieu de travail :
Cégep de Sainte-Foy
Horaire de travail :
Lundi au vendredi, horaire flexible
Début d'affichage externe :
2018-11-30
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2018-12-13 23:59
Échelle salariale :
19.42$ - 29.07$
Entrée en fonction prévue :
2019-01-14
Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.
Description :
Le rôle principal et habituel du technicien(ne) en administration au Service du cheminement scolaire consiste principalement à être responsable de la confection des horaires des étudiant(e)s et professeurs du secteur régulier. Il/elle participe activement aux opérations techniques liées à l’organisation scolaire, notamment le choix de cours et l’inscription des étudiant(e)s.

Sous la responsabilité du directeur adjoint des études responsable du cheminement scolaire, le/la technicien(ne) en administration affecté(e) à l’organisation scolaire du secteur régulier doit :
• Concevoir les horaires maîtres des cours du secteur régulier pour les sessions d’automne et d’hiver. À cet égard, le/la technicien(ne) doit :
- Recueillir les informations nécessaires auprès des coordonnateurs de départements ;
- Appliquer les règles concernant les contraintes horaires ;
- Créer les agencements d’horaires pour les cours de chaque programme, niveau et session ;
- Créer les horaires des professeurs ;
- Optimiser l’utilisation des locaux ;
- Assigner les étudiant(e)s aux cours choisis en fonction de leur cheminement ;
- Assurer le respect des capacités des groupes en fonctions des tâches d’enseignement et locaux ;
- Réserver les locaux informatiques, lorsque demandé dans le cadre de l’élaboration des horaires ;
- Faire les suivis auprès des coordonnateurs de départements ;
- Assurer le contrôle des informations qu’il doit utiliser dans ses tâches.
• Participer à plusieurs opérations, massives ou non, notamment de modifications et corrections d’horaires, d’admission, dans le cadre de l’Épreuve uniforme de langue, etc. ;
• Ajuster les horaires d’étudiant(e)s en fonction des changements de niveaux en langue ;
• Participer à la conception des horaires des examens en fonction des besoins des professeurs ;
• Collaborer dans la détermination du nombre et type de groupes à offrir ;
• Générer et vérifier les propositions de choix de cours des étudiant(e)s ;
• Assurer la cohérence des relations étudiant(e)s-grilles et cheminement-cours;
• Analyser les impacts lors de la validation de nouvelles grilles de programme ;
• Mettre à jour les données concernant les locaux pédagogiques ;
• Soutenir les aides pédagogiques individuels au cours de différentes opérations ;
• Collaborer avec l’équipe d’agent(e)s et de technicien(ne)s du service ;
• Être en lien avec d’autres services au regard d’opérations communes (ressources matérielles, services adaptés, services des admissions, services des activités sportives, bibliothèque, etc.);
• Documenter ses opérations dans le cahier de gestion ;
• Accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.
Exigences :
Scolarité
• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration ou en bureautique ou dans un champ de spécialisation approprié ou détenir un diplôme d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Autres exigences
• Posséder de très bonnes connaissances relatives au secteur d’activités notamment dans les systèmes informatiques de gestion pédagogique, les grilles de programmes et de cheminement scolaire et la gestion des dossiers étudiants ;
• Être disponible pour effectuer du temps supplémentaire lors de périodes critiques.

Conditions exigées par le Collège :
Posséder :
• La capacité à résister au stress associé à un grand volume de dossiers à traiter sous la pression d’échéanciers serrés ;
• La capacité d’analyser des rapports, de traiter des données et de trouver des solutions techniques lors de situations complexes, principalement pour la fabrication des horaires ;
• Les aptitudes à agir en respectant minutieusement les normes et les procédures établies et à assurer la précision des données et des informations;
• Un bon sens de l’organisation;
• D’excellentes capacités pour le travail d’équipe ainsi que de fortes habiletés relationnelles;
• Un niveau approprié d’habileté et d’expérience dans l’utilisation des outils informatiques et plus spécifiquement le logiciel de chiffrier électronique (Excel);
• Une bonne connaissance du français écrit.
Tests requis :
Remarques :
L'horaire de travail est du lundi au vendredi. Ce poste bénéficie des avantages reliés à l'horaire flexible. La fin du remplacement est prévue au printemps 2020.

Le Collège se réserve le droit de faire passer des tests, examens écrits ou oraux lui permettant d’évaluer si le candidat répond aux qualifications requises et aux conditions exigées.

Veuillez prendre note que les entrevues auront lieu début janvier 2019.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
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